En principio cabe indicar que es obligatorio que todas las obras cuenten con un Cuaderno de Obra, ya que constituye un requisito para iniciar los procesos constructivos de la obra. En caso de no existir o haberse extraviado es necesario determinar las responsabilidades civiles, penales y administrativas por el cumplimiento de las normas legales y administrativas en el ejercicio del servicio público además de las sanciones de carácter disciplinario por las faltas cometidas, tales como:
- Amonestación verbal o escrita;
- Suspensión sin goce de remuneraciones hasta por treinta días;
- Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce meses; y
- Destitución.
En todo caso, lo que procede, respecto de la liquidación de obra es la Liquidación de oficio, la cual es una manera de denominar las regularizaciones de las liquidaciones que por distintas razones no se han realizado en su momento. En el caso de obras por contrata, solo se hace referencia a liquidación de oficio por la entidad cuando el contratista no presente la liquidación en el plazo previsto, asumiendo este último los costos de la liquidación.
Por tratarse de una regularización no existe normatividad específica aplicable a ella por lo que se recomienda que al interior de la entidad se emita una directiva que oriente la manera de formalizarlas y que puede considerar el siguiente procedimiento:
- El inicio del trámite debe partir de la Unidad de liquidaciones, la cual presentará a Gerencia de Desarrollo Urbano- Rural, o subgerencia, según corresponda la solicitud correspondiente, adjuntado de un informe detallado sustentatorio de la necesidad de realizar la liquidación de oficio, pudiendo incluir una o más obras.
- La Subgerencia de desarrollo urbano – rural, o la que haga sus veces tramitará la autorización ante la Gerencia Municipal.
Artículos 25 y 26 del Decreto Legislativo Nº 276.
Artículos 1°, numerales 5, 11 y 12 Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG.
Artículos 210, 211 y 212 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
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