El uso de la Caja Chica en la Institución se realiza por razones de agilidad, oportunidad y costo, cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y su monto no amerita la emisión de un cheque específico.
La Caja Chica es un fondo único que debe ser administrado por un/una servidor/a con vínculo laboral y de probada responsabilidad. La asignación para el manejo de los fondos de caja chica se formaliza mediante la respectiva resolución de alcaldía por la importancia que significa delegar en un servidor público el manejo de los fondos, y, tiene que asignarse necesariamente a un servidor o servidora que cuente con vínculo porque un cumplimiento negligente de la función conlleva en primer lugar una responsabilidad administrativa y después una responsabilidad civil y penal de acuerdo a la falta cometidas en el uso de los fondos públicos.
Cuando una entidad requiera la apertura de una Caja Chica, deberá tener en cuenta que el Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carácter único por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad. Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante Resolución del Director General de Administración, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos. Además su manejo será centralizado en el encargado único en cada Tesorería, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo.
Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios solo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorería y requieran efectuar pagos en efectivo. Las Oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Tesorería, lo harán como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, asignado en el encargado único. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales haya entregado dinero en efectivo.
Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos, así como el pago de jornales de servidores iletrados y viáticos urgentes no programables, debidamente autorizados. Las acciones de ejecución del gasto con cargo al Fondo Fijo para Caja Chica, se sujetará a los principios de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria que signifique una administración prudente de los recursos públicos. El uso y rendición de la caja chica se realiza de acuerdo a las Normas Generales de Tesorería NGT-06 y NGT-07.
La autorización de pago en todos los niveles corresponde a su máxima autoridad respectiva, pudiendo delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad, la cual será conferida por escrito o rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto.
Base Legal:
Ley General del Sistema Nacional de Tesorería, Ley Nº 28693.
Normas Generales de Tesorería N° 06 y 07 aprobados por la Resolución de Directoral N° 026-80-EF/77.15
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